Forretningsfører og styret: ansvar for planen

Skriv ned leveransen

Begrepet forvaltning kan dekke regnskap, møter, innkjøp og teknisk oppfølging. Les avtalen før styret antar at vedlikeholdsplanen automatisk blir oppdatert eller at noen andre bestiller en nødvendig befaring.

Bruk en enkel oppgavematrise

En tydelig ansvarlig reduserer risikoen for at et avvik blir sendt mellom styret, vaktmester og leverandør.

• Styret: prioritering, bestillingsfullmakter og oppfølging av vedtak.
• Forretningsfører: avtalte økonomi- og administrasjonsoppgaver.
• Teknisk rådgiver: faglig vurdering innen avtalt oppdrag.
• Leverandør: gjennomføring og dokumentasjon etter kontrakt.

Avtal rapportering og overlevering

Beskriv hvem som registrerer nye funn, kontrollerer tilbud og lagrer dokumentasjon. Sett et fast møte før budsjettet. Ved leverandørbytte bør styret få en samlet liste over åpne tiltak, avtaler og dokumenter.