Slik lager styret en vedlikeholdsplan

Samle grunnlaget før første møte

Be om tidligere planer og tilbud fra forretningsfører, og finn frem byggår, rehabiliteringsår og kjente avvik. Ta bilder merket med sted og dato. Noter hva dere ikke vet; et manglende årstall er bedre enn en oppdiktet restlevetid.

Gå fra observasjon til tiltak

Bruk denne arbeidsrekkefølgen som en praktisk metode for styret. Faglige undersøkelser bestilles der observasjoner ikke er nok.

• Del eiendommen i bygningsdeler og felles tekniske anlegg.
• Sorter avvik etter konsekvens for mennesker, skader og drift.
• Beskriv undersøkelse, reparasjon eller utskifting som egne tiltak.
• Innhent prisgrunnlag med samme omfang og oppgitt mva.
• Legg tiltakene i en tidslinje og test finansieringen.

Vedta arbeidsformen

Avtal hvem som holder planen oppdatert, hvor dokumentasjonen lagres, og hvilke beslutninger som må tilbake til styret eller eiermøtet. Første versjon kan være enkel, men alle tiltak bør ha en eier og et neste steg.

Hva bør være klart etter første arbeidsøkt?

Styret bør sitte igjen med en liste over bygg og anlegg, de mest usikre forholdene og de nærmeste oppgavene. Fordel dokumentinnhenting, befaring og kontakt med forretningsfører mellom navngitte personer. Sett dato for neste gjennomgang. Dere trenger ikke vente på perfekte data for å organisere arbeidet, men uavklarte kostnader og tilstander må være tydelig merket.

• Bruk samme navn på eiendommen og bygningsdelene i alle dokumenter.
• Ta bare med personopplysninger som er nødvendige for oppgaven.
• Bevar originalrapporten når et sammendrag føres inn i planen.